Zu viele E-Mails
Anfragen, Schadensmeldungen, Rückfragen, Rechnungen und Dienstleisterkommunikation landen im Postfach und müssen manuell sortiert werden.
Automatisierung für Hausverwaltungen
Weniger E-Mail-Chaos. Mehr Zeit für Immobilien.
Wir helfen Hausverwaltungen, wiederkehrende Abläufe zu automatisieren, bestehende Software zu verbinden und manuelle Arbeit in E-Mail, Rechnungen, Schadensmeldungen, Dokumenten und Dienstleisterkoordination zu reduzieren.
Wir ersetzen nicht pauschal Ihre Hausverwaltungssoftware. Wir verbinden die Systeme, die Sie bereits nutzen — und automatisieren die Übergänge, die heute Zeit kosten.
Warum Hausverwaltungen Automatisierung brauchen
Die Software ist da. Der Aufwand bleibt.
Viele Hausverwaltungen arbeiten bereits mit spezialisierter Software, Kundenportalen, Buchhaltungssystemen, DMS, E-Mail und Dienstleisterportalen. Trotzdem laufen viele Vorgänge noch manuell: E-Mails werden sortiert, Anhänge gesucht, Schadensmeldungen weitergeleitet, Rechnungen geprüft, Dokumente abgelegt und Statusinformationen in mehreren Systemen nachverfolgt. Das Problem liegt selten in einem einzelnen System. Der Aufwand entsteht an den Übergängen.
Zu viele Systemwechsel
Informationen liegen verteilt in Hausverwaltungssoftware, Portal, E-Mail, DMS, Buchhaltung und Excel.
Zu wenig Prozessstatus
Interne Teams, Eigentümer, Mieter und Dienstleister sehen oft nicht denselben Bearbeitungsstand.
Zu viel manuelle Nacharbeit
Daten werden übertragen, Dokumente abgelegt, Rechnungen zugeordnet und Standardantworten immer wieder neu erstellt.
Typische Automatisierungsfelder
Wo Automatisierung Hausverwaltungen sofort entlasten kann
01
Schadensmeldungen & Instandhaltung
Schadensmeldungen aus E-Mail, Portal oder Formular werden automatisch erkannt, dem Objekt zugeordnet, kategorisiert und als strukturierter Vorgang vorbereitet.
- weniger manuelles Sortieren
- schnellere Zuordnung
- bessere Dienstleisterkoordination
- klarer Bearbeitungsstatus
02
E-Mail-zu-Vorgang-Automatisierung
Wiederkehrende E-Mails werden klassifiziert, mit vorhandenen Daten verknüpft und in Aufgaben, Tickets oder Vorgänge überführt.
- weniger Postfach-Chaos
- schnellere Erstreaktion
- bessere Zuständigkeit
- strukturierte Dokumentation
03
Rechnungsprüfung & Freigabe
Eingangsrechnungen werden ausgelesen, Objekt oder Kostenstelle vorgeschlagen, an die richtige Person zur Freigabe geleitet und für Buchhaltung oder DATEV vorbereitet.
- weniger manuelle Datenerfassung
- schnellere Freigaben
- bessere Belegzuordnung
- strukturierter Buchhaltungsprozess
04
Dokumentenablage & DMS
Dokumente werden automatisch klassifiziert, mit Metadaten versehen und dem passenden Objekt, Eigentümer, Mieter oder Vorgang zugeordnet.
- weniger Suchaufwand
- einheitliche Ablage
- bessere Nachvollziehbarkeit
- weniger manuelle Dokumentenpflege
05
Eigentümer- und Mieterkommunikation
Standardantworten, Statusupdates und Rückfragen werden automatisiert vorbereitet oder ausgelöst — mit menschlicher Kontrolle an den richtigen Stellen.
- schnellere Kommunikation
- weniger Rückfragen
- einheitlichere Antworten
- mehr Transparenz
06
Dienstleisterkoordination
Aufträge an Handwerker und Dienstleister werden vorbereitet, Informationen gebündelt, Rückmeldungen nachverfolgt und Statusänderungen dokumentiert.
- weniger E-Mail-Ketten
- klarere Verantwortlichkeiten
- bessere Nachverfolgung
- schnellere Bearbeitung
Integrationen
Wir verbinden Ihre vorhandene Systemlandschaft
Hausverwaltungen brauchen selten noch ein weiteres isoliertes Tool. Sie brauchen eine Automatisierungsschicht, die bestehende Systeme sinnvoll verbindet. Automation Boutique prüft, welche Integrationen über APIs, Exporte, Datenbanken, E-Mail-Schnittstellen, Dateien oder individuelle Anbindungen möglich sind.
Hausverwaltungssoftware
Anbindung von Objekt-, Einheiten-, Eigentümer-, Mieter- und Vorgangsdaten aus vorhandenen Systemen.
Beispiele: Aareon / Wodis, DOMUS, iX-Haus, Haufe / Lexware, HausPerfekt, Immoware24 und weitere Systeme.
Eigentümer- und Mieterportale
Übernahme von Anliegen, Statusupdates, Dokumenten und Nachrichten aus bestehenden Portalen.
Beispiele: casavi, etg24, ERP-eigene Portale oder individuelle Portallösungen.
E-Mail & Microsoft 365
Automatisierte Klassifikation von E-Mails, Extraktion von Anhängen, Vorbereitung von Antworten und Anlage strukturierter Vorgänge.
Outlook, Microsoft 365, Exchange, IMAP-basierte Postfächer.
Dokumentenmanagement
Automatische Ablage, OCR, Klassifikation, Metadaten und Verknüpfung mit Objekt, Einheit, Person oder Vorgang.
Buchhaltung & DATEV
Vorbereitung von Rechnungsdaten, Belegzuordnung, Freigabeprozesse und Export- oder Schnittstellenlogik für Buchhaltungssysteme.
Banking & Zahlungsvorgänge
Unterstützung bei Zahlungsabgleich, offenen Posten, SEPA-Prozessen und Zuordnung von Kontobewegungen.
Messdienstleister
Import und Zuordnung von Verbrauchs-, Abrechnungs- und Dokumentendaten.
Beispiele: Techem, ista, Minol, Brunata, Kalorimeta.
Dienstleister & Handwerker
Auftragsvorbereitung, Statusverfolgung, Rückmeldungen, Dokumentation und Verknüpfung mit Rechnungen oder Vorgängen.
KI im Kontext
KI hilft — aber der Prozess macht den Unterschied
KI kann Hausverwaltungen besonders dort unterstützen, wo Informationen unstrukturiert sind: E-Mails, PDF-Rechnungen, Schadensbeschreibungen, Fotos, Protokolle oder Rückfragen. Aber KI allein löst keinen Ende-zu-Ende-Prozess. Deshalb kombinieren wir KI mit klaren Workflows, Regeln, Freigaben und Systemintegration.
KI kann unterstützen bei:
- E-Mails klassifizieren
- Dokumente erkennen
- Rechnungsdaten extrahieren
- Anliegen zusammenfassen
- Antwortvorschläge erstellen
- Dringlichkeit einschätzen
- Wissen zugänglich machen
Workflows sorgen für:
- klare Zuständigkeiten
- definierte Freigaben
- Status und Fristen
- Eskalationen
- Dokumentation
- Übergabe an Zielsysteme
- Nachvollziehbarkeit
Deterministisch, wo es zählt. Mit KI, wo es wirkt.
Process Review
Starten Sie mit einem Process Review für Hausverwaltungen
Im Process Review analysieren wir gemeinsam Ihre bestehenden Abläufe, Systeme und manuellen Übergänge. Ziel ist eine konkrete Roadmap: Welche Automatisierung bringt kurzfristig den größten Nutzen? Welche Systeme müssen angebunden werden? Welcher Prozess eignet sich für ein MVP?
- Übersicht Ihrer aktuellen Software- und Prozesslandschaft
- Analyse von E-Mail-, Portal-, ERP-, DMS- und Buchhaltungsabläufen
- Identifikation manueller Übergaben und Zeitfresser
- Bewertung nach Nutzen, Aufwand und Risiko
- Vorschlag für einen MVP-Prozess
- Integrationskonzept für bestehende Systeme
- Roadmap für Umsetzung und Betrieb
Warum Automation Boutique
Warum Automation Boutique für Hausverwaltungen?
Wir verstehen Automatisierung nicht als Tool-Projekt, sondern als Verbindung von Prozessen, Systemen und Menschen. Gerade Hausverwaltungen arbeiten mit gewachsenen Softwarelandschaften, vielen Beteiligten und hohem Kommunikationsaufwand. Genau dort liegt unser Fokus.
- Wir verbinden bestehende Systeme statt alles neu zu bauen.
- Wir starten mit konkreten Prozessproblemen statt abstrakter Digitalisierung.
- Wir kombinieren Workflows, Regeln, Integration und KI sinnvoll.
- Wir bauen individuelle Lösungen dort, wo Standardsoftware endet.
- Wir denken Betrieb, Monitoring und Weiterentwicklung mit.
- Wir liefern pragmatisch, technisch und nah am Alltag der Nutzer.
FAQ